preparacion de una reunion

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Tema de la
reunión


El tema o temas de la reunión aparece en el orden del día, que
contiene los puntos a tratar.

Comentarios :  el tema  es el motivo principal por el que se realiza la reunion.
Finalidad de la
reunión


La finalidad de la reunión se especifica en el objetivo u objetivos que se pretende alcanzar.


Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o
finalidad.


Según la finalidad u objetivos, las reuniones se pueden clasificar
en: informativas, consultivo-deliberativas, formativas y decisorias.

En la finalidad de la organizacion de una reunion es abordar los tem as  a tratar.
Técnica de la
reunión


Según cuál sea el tipo de reunión, se seleccionará la técnica más
adecuada para la consecución de los fines propuestos (véase la parte I de este
cuadernillo referida a La toma de decisiones: seguimiento y control).

serán puramente formalistas.

Los tipos de reuniones

Una clasificación de las reuniones podría ser:


Por su objetivo
o finalidad

A) Informativas

El objetivo de la reunión es transmitir a un Claustro o Equipo
docente una información que es necesaria o conveniente.


La reunión se limita a que la persona o grupo de personas que
deben dar la información, la comuniquen y resuelvan las dudas o contesten a
preguntas sobre el tema objeto de información.

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B) Consultivo-deliberativas

La finalidad de este tipo de reuniones es estudiar o analizar
propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene planteado un Equipo
docente o Claustro.


En ellas se estudian las diversas alternativas o propuestas,
analizando los pros y contras de cada una de ellas.

C) Formativas

La finalidad de estas reuniones es crear opinión y transmitir
ideas. También se aprovechan para formar a los miembros de un Equipo docente
sobre un tema acerca del cual necesitan información y forjar un criterio.


La finalidad es, consecuentemente, tanto informar en aspectos
instructivos o contenidos conceptuales como modelar actitudes, tomar posturas o
incidir en contenidos procedimentales (dinámica de grupos).

D) Decisorias

Las reuniones decisorias son aquellas que tienen como objetivo
tomar una decisión colegiada.


Una reunión de más de seis o siete personas para decidir o tomar
una decisión, no es técnicamente aconsejable, como ya se ha dicho.


Las reuniones que se convocan en nuestros Centros difícilmente son
de un tipo o de otro, extensivamente (informativas, consultivas, formativas o
decisorias), sobre todo si son reuniones o sesiones del Claustro de Profesores
o del Consejo Escolar.


Sin embargo, siempre es necesario y conveniente que:

1.° Los miembros de una reunión conozcan
perfectamente los temas de las reuniones y la finalidad de las mismas.

2.° Los Equipos Directivos procuren separar y
a no hacer coincidir en una misma reunión diversos temas y finalidades, ya que
los miembros de la reunión tienden a unirlos.

Es necesario que si en el orden del día de
una reunión hay varios puntos a tratar, los integrantes de la misma separen las
finalidades y los temas. Y esto es responsabilidad del que dirige o conduce la
reunión.
B) La fase de preparación

La responsabilidad de la preparación de una reunión recae
directamente en el conductor o coordinador de la misma y en las personas que
van a asistir y participar.


El coordinador
de una reunión debe atender a:

1.° Las condiciones materiales:

* Sala de reunión.

* Condiciones necesarias y ambiente de
trabajo.

* Recursos materiales.

2.° La fijación del orden del día y
determinación de las personas que deben asistir.

El tema o temas de las reuniones debe:

* Ser real.

* Afectar e interesar al grupo.

* Establecer los límites de su tratamiento.

3.° El análisis, antes del comienzo de la
misma, de los posibles aspectos problemáticos del tema. Debe tener claros los
datos esenciales, posibles problemas que se pueden plantear en el transcurso de
la sesión de trabajo, alternativas y propuestas posibles, etc.

4.° La determinación data del objetivo de la
reunión. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda
claridad y precisión.

La
convocatoria de una reunión debe realizarse siempre que sea posible con un
plazo suficiente


En la convocatoria deben incluirse:

* Fecha, lugar y hora de la reunión.

* Duración.

* Orden del día (tema de la reunión).

* Finalidades de la reunión en cada uno de
los puntos del orden del día.

* DocumentaciónÊcon datos, problemas,
propuestas; todo aquello que pueda ser nuevamente analizado y estudiado por las
personas que van a asistir.

Las personas asistentes o participantes deberían ser convocadas
con un tiempo suficiente.


Esta fase es importante para los miembros de los órganos
colegiados y representantes de algún grupo o sector de la Comunidad Educativa.


Es el momento de informar, de recoger opiniones y sugerencias y
poder llevar a la reunión el sentir y las ideas o sugerencias de las personas a
las que se representa.


C) El inicio de
la reunión


El director de una reunión debe:

* Comenzar la reunión con puntualidad.

* Clarificar los puntos del orden del día.

* Precisar el objetivo o finalidad de la
reunión.

* Definir con claridad y precisión la técnica
o estrategia a emplear en la reunión.

* Priorizar el tratamiento de los puntos del
orden del día.

La acogida, la presentación y la cualificación de los
participantes constituyen un factor esencial para crear un clima profesional y
amable en la reunión.

D) El desarrollo de la reunión

Actuación del moderador o moderadora

El moderador de la reunión tiene que conducirla teniendo en cuenta
dos planos:

a) Plano de la efectividad, dirigido a:

Las fases de una reunión

A) El análisis y estudio de su necesidad

La Dirección de un Centro o el coordinador de un grupo antes de
convocar una reunión debe plantearse:

E) El final de la reunión

El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la sesión de
trabajo no acabe sin:

1.° Haberse fijado con toda claridad los
acuerdos y decisiones.

2.° Ser clarificadas las tareas y actividades
que harán posible la puesta en práctica de los acuerdos y decisiones tomadas.

3.° Ser designadas las personas responsables
del seguimiento y ejecución de cada tarea o actividad.

4.° Ser asignados los recursos para cada
tarea o actividad.

5.° Una cronoprogramación de tareas y
actividades.

6.° Un plan de valoración procesual y final.

F) El seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareaspor parte de
las personas responsables e implicadas

Ya se ha indicado, al hablar de la eficacia de las reuniones, la
necesidad de ejecutar o llevar a la práctica las decisiones y acuerdos
adoptados. De no ser así, cualquier decisión o acuerdo puede incapacitar a un
grupo y a su coordinador para tomar nuevos acuerdos en reuniones posteriores.


La razón de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones
es que el grupo haga el seguimiento y lleve el control de las decisiones y
acuerdos adoptados.


Cada reunión debería comenzar con la lectura del acta anterior y
la revisión de la puesta en práctica de los acuerdos.

Las técnicas o estrategias de
trabajo en una reunión

La técnica o estrategia a emplear en una reunión dependerá de sus
variables o elementos: número de miembros, objetivo o finalidad, objeto o tema
de la reunión y tiempo disponible.


Principales
técnicas

El estudio de documentos

La reunión se basa en un documento que previamente ha sido
analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo análisis y
debate en común se obtendrán unas conclusiones o decisiones de equipo.